Bir sözleşmeyi unutmak, bir yıllık ciroyu kaybetmektir
Asansör bakım firmasının en sessiz kaybı: sözleşme bitiş tarihini hatırlamamak. Müşteri sözleşme bitince fark etmez (asansör çalışıyor, fatura kesilmiyor, sessizlik). Firma da fark etmez (operasyonel olarak hiçbir alarm yok). Bir gün biri sorar: "Yıldız Sitesi’nden faturayı bu ay niye kesmedik?" — sözleşmenin 4 ay önce bittiği anlaşılır, ve müşteri arandığında "biz başka firma ile çalışmaya başladık" cevabı gelir.
Bu Excel şablon o senaryoyu engellemek için tasarlandı. Tek değeri "yenileme uyarısı" sütunudur: bitiş tarihine 60 gün kala sözleşme satırı sarıya, 30 gün kala kırmızıya döner. Sabah Excel açıldığında kırmızı satırlar üstte görünür ve bir telefon görüşmesi yenilemeyi kurtarır.
Şablondaki kritik sütunlar
Sade tutmak için 14 sütun seçildi:
- Müşteri / bina adı — temel kimlik
- Şehir / ilçe — coğrafi planlama (aynı bölgedeki teknisyene rota verme)
- Bağlı asansör sayısı — ciro projeksiyonunun temeli
- Sözleşme no — fatura ve dosya eşleştirmesi
- Başlangıç ve bitiş tarihi — yenileme uyarısının kaynağı
- Bakım periyodu — aylık / iki aylık planlama
- Aylık ücret — gelir tahmini
- Fatura periyodu — aylık / üç aylık / yıllık (nakit akışı)
- Sorumlu kişi — yenileme süreci kimde
- Sözleşme tipi — yedek parça dahil mi (fatura sınıflandırması)
- Yenileme uyarı tarihi — otomatik formül
- Notlar — özel durumlar
Excel ne zaman yetersiz kalır?
Pratikte Excel 80-100 sözleşmeye kadar idare eder. Üstüne çıktığında:
(1) Filtreleme yavaşlar. 200 satırlı Excel’de "bu ay yenilenmesi gerekenler" filtresi 2-3 saniye sürer, dikkat dağıtır.
(2) Birden fazla kişi aynı anda doldurmak istediğinde çakışma yaşanır. OneDrive’da kısmen çözülür ama "kimin yazdığı sürüm" sorusu ortaya çıkar.
(3) Müşteri bazlı tarih takibi ile fatura, sözleşme tarihiyle ödenmiş tutar bağlanmaz — yenileme görüşmesinde "geçen yıl 54.000 TL ödediniz" gibi otomatik özet üretemezsiniz.
Bu noktada bir sözleşme yönetim yazılımına geçmek mantıklıdır. LiftGrid sözleşme modülü: her sözleşme bir müşteriye bağlı, otomatik fatura keser, yenileme 90/60/30 günde otomatik bildirim verir, ciro projeksiyonu dashboard’da görünür.
Sözleşme yenilemeden 60 gün önce yapılması gerekenler
Bu Excel doğru kullanıldığında size 60 günlük bir hazırlık penceresi verir. O 60 günde yapılması gerekenler:
(1) Müşterinin son 12 ay bakım kayıtlarına bakın — kaç bakım yaptınız, hangi arızalara müdahale ettiniz, kaç parça değiştirdiniz. Bu liste yenileme görüşmesinin temelidir.
(2) Yıllık ücret zammı için kur ve enflasyon verilerine bakın. Asansör bakım sözleşmelerinde yıllık %30-50 zam tipiktir; pazara göre değişir.
(3) Bina yönetimine yüz yüze toplantı talep edin — telefon veya WhatsApp ile yenilenen sözleşmenin tahsilatı çoğu zaman zayıf olur, yüz yüze imzalananın güçlü olur.
(4) Müşterinin geçen yıl yaşadığı arızaları hatırlatın ama suçlamadan: "Geçen yıl 8 çağrıya geldik, ortalama 1.5 saatte çözdük" gibi rakamla konuşun.