Arıza kayıt formu olmadan ne olur?
Çağrı merkezi olmayan asansör firmalarında tipik manzara: çağrılar WhatsApp’tan ofise, ofisten teknisyene düşer. Teknisyen sahada işi bitirir, ofise "tamam çözdüm" der, sonraki çağrıya geçer. Sonuç: hangi binada hangi arıza ne sıklıkla geliyor — kimse bilmez. Yıl sonu sözleşme yenilemesinde bina yönetimi "geçen yıl 8 kez çağırdık" der; firma "biz 4 kez geldik" der; ikisi de haklıdır çünkü sayan yoktur.
Bu Excel şablon, çağrıyı kayıt altına almayı 15 saniyelik bir işe indiriyor. Bir kez kaydedilen arıza, hem o asansörün arıza geçmişine girer, hem teknisyenin performans metriğine yansır, hem de yıl sonu raporda görünür.
Excel’de hangi formüller hazır?
Şablonda hazır gelen formüller:
- "Çözüm süresi" — tamamlanma saati eksi atama saati. Otomatik hesaplanır, saat ve dakika formatında gösterilir.
- "Yanıt süresi" — atama saati eksi çağrı saati. Bu metrik SLA tartışmasında "ne kadar hızlı tepki verdiniz" sorusunun cevabıdır.
- Koşullu biçimlendirme — 4 saatten uzun süren çağrılar sarı, 24 saatten uzun süren kırmızı.
- Filtreleme — sütun başlıklarında filtre var. Bina, teknisyen, arıza tipi veya ay bazında filtreleyebilirsiniz.
- Pivot tablo örneği — ikinci sekmede "Aylık çağrı sayısı bina başına" ve "Teknisyen başına ortalama çözüm süresi" pivot örnekleri.
Tekrarlayan arıza alarmı: hayat kurtarır
Asansör firmasının kâr-zarar dengesinde en tehlikeli durum: aynı binada aynı asansörün aynı arızayla 3 defa kısa aralıklarla çağrılması. Her seferinde bir teknisyen 1.5 saat yol + sahada çalışma yapar, çoğu sözleşmede bu ek ücretsiz olur. Sonuç: o asansör firmaya pozitif değerden negatif değere düşer.
Formdaki "Tekrarlayan arıza mı?" sütununu disiplinli işaretlerseniz, ay sonu Excel filtresiyle bu binaları görürsünüz. Müşteriye gidip "bu asansör sürekli aynı arızayı veriyor, kalıcı çözüm için bir teklif hazırlayalım" diyerek hem müşteriye değer satarsınız hem kayıbı durdurursunuz.
LiftGrid kullanırsanız aynı asansörde 30 gün içinde aynı arıza tipi 2. kez kaydedildiğinde sistem otomatik uyarır; müşteriye bu uyarıyı paylaşıp önleyici teklif sunmak çok daha kolay olur.
WhatsApp/telefon çağrılarını forma akıtmak
Yaygın bahane: "çağrı çok hızlı geliyor, Excel’i açıp doldurmaya vakit yok". Doğru çalışma şekli: ofiste tek bir kişi "çağrı sahibi" olarak atanır, gün boyunca tüm çağrıları o doldurur (telefon, WhatsApp, e-posta tek noktadan akar). Akşam ofis kapanmadan formu kaydeder.
LiftGrid kullanıyorsanız bu süreç tamamen ortadan kalkar: çağrı geldiği telefon numarasıyla sistemde müşteri otomatik eşleşir, arıza tek tıkla kaydedilir, teknisyene mobil bildirim olarak gider, kapatma saati telefon üstünden otomatik girer.